Règlement intérieur

Article 1 — Objet et portée du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur précise les modalités pratiques d'organisation et de fonctionnement de DataSan Systems, conformément aux statuts. Il s'impose à tous les membres et à toute personne intervenant pour le compte de l'association.

Il est complété par des annexes évolutives (charte éthique, politique de protection des données, et autres politiques et modèles) adoptées par le Conseil d'administration. En cas de divergence, les statuts prévalent sur le présent règlement, qui prévaut sur les annexes.

Article 2 — Procédure d'adhésion

Toute demande d'adhésion doit :

• Être formulée par écrit ;
• Être approuvée par la Direction exécutive ;
• Être validée par le Conseil d'administration.

L'adhésion implique l'acceptation des statuts, du présent règlement intérieur et de ses annexes.

Article 3 — Engagement éthique

Chaque membre s'engage à :

• Respecter les principes d'indépendance scientifique ;
• Promouvoir les solutions libres et open source ;
• Préserver la confidentialité des données sensibles ;
• Éviter tout conflit d'intérêts ;
• Respecter l'image et la réputation de DataSan Systems ;
• Adhérer à la charte éthique figurant en annexe A.

Article 4 — Instances et principes de fonctionnement

Les instances de l'association sont l'Assemblée générale, le Conseil d'administration et la Direction exécutive, dont les rôles sont définis par les statuts. Le présent titre précise les règles pratiques communes de convocation, de quorum, de délibération et de suivi des décisions. Peuvent également être institués, à titre opérationnel, un comité de pilotage de programme (COPIL), une unité de gestion de programme (UGP) et des comités de projet, dont le fonctionnement suit les mêmes principes.

Le fonctionnement des instances repose sur la régularité des réunions, la transparence de l'ordre du jour, la traçabilité des décisions et l'équilibre des pouvoirs voulu par les statuts.

Article 5 — Convocation des réunions

Toute réunion fait l'objet d'une convocation écrite (courrier ou voie électronique) mentionnant la date, l'heure, le lieu ou les modalités de participation à distance, ainsi que l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents préparatoires. Les délais minimaux de convocation et les règles de quorum sont récapitulés ci-dessous ; ceux de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration sont fixés par les statuts et rappelés ici pour mémoire.

En cas d'urgence dûment justifiée, le délai de convocation du Conseil d'administration et des comités opérationnels peut être réduit, à condition que tous les membres concernés en soient informés et n'y fassent pas objection.

Article 6 — Quorum, représentation et participation à distance

Une réunion ne délibère valablement que si le quorum applicable est atteint, les membres présents ou représentés étant comptabilisés. Le droit de vote est personnel ; un membre empêché peut donner procuration écrite à un autre membre habilité, dans la limite de deux (2) pouvoirs par mandataire.

La participation à distance (visioconférence ou moyen équivalent permettant l'identification et la participation effective) est autorisée et compte pour le quorum. À défaut de quorum, une nouvelle réunion est convoquée conformément aux statuts ou, pour les instances opérationnelles, dans un délai raisonnable.

Article 7 — Déroulement des réunions, décisions et votes

Les réunions sont conduites par un président de séance qui veille au respect de l'ordre du jour et à l'expression de chacun. Les décisions sont prises selon les majorités prévues par les statuts ; pour les instances opérationnelles, elles sont prises à la majorité simple des présents, la recherche du consensus étant privilégiée.

Le vote a lieu à main levée ; le scrutin secret est de droit lorsqu'il est demandé par un tiers des présents ou pour toute question relative à des personnes. Tout membre en situation de conflit d'intérêts se déporte et ne prend pas part au vote sur la question concernée, conformément à l'article 17 des statuts.

Article 8 — Procès-verbaux, relevés de décisions et suivi

Chaque réunion donne lieu à un procès-verbal ou à un relevé de décisions, signé par le président de séance et un membre désigné, mentionnant les présents, l'ordre du jour, les décisions et les responsables et échéances associés. Un tableau de suivi des décisions est tenu et mis à jour ; son avancement est examiné à la réunion suivante.

Les procès-verbaux et relevés de décisions sont archivés et conservés conformément à la politique documentaire (titre VI).

Article 9 — Registres et confidentialité des délibérations

La Direction exécutive tient à jour les registres de l'association : registre des membres, registre des délibérations, registre des déclarations d'intérêts et registre des risques. Sauf décision contraire, les débats revêtent un caractère confidentiel ; seules les décisions et informations expressément rendues publiques peuvent être communiquées à des tiers.

Article 10 — Unité technique centrale

L'Unité technique centrale coordonne :

• L'architecture des systèmes ;
• Les standards techniques ;
• La qualité scientifique des projets ;
• L'interopérabilité des solutions déployées ;
• La sécurité et la protection des données, en lien avec le référent désigné.

Elle agit sous l'autorité du Directeur exécutif.

Article 11 — Équipes projets

Les équipes projets :

• Sont constituées selon les besoins ;
• Ont un mandat limité à la durée du projet ;
• Fonctionnent avec un chef de projet désigné ;
• Rendent compte à la Direction exécutive.

Chaque projet fait l'objet d'un document de cadrage, d'un budget validé, d'un dispositif de suivi-évaluation (titre V) et d'un rapport technique et financier final.

Article 12 — Axes sectoriels

DataSan Systems peut structurer ses activités autour de pôles : santé numérique ; éducation numérique ; sport et jeunesse ; agriculture numérique ; gouvernance et systèmes publics ; et tout autre axe pertinent. Chaque axe peut disposer d'un coordinateur technique.

Article 13 — Cycle de vie des projets

Tout projet suit un cycle structuré : cadrage, planification, exécution, suivi-évaluation continu, clôture et capitalisation. Le passage d'une phase à l'autre est subordonné à la validation des livrables de la phase précédente par la Direction exécutive et, pour les projets majeurs, par le Conseil d'administration ou le comité de pilotage compétent.

Article 14 — Document de cadrage

Chaque projet débute par un document de cadrage précisant au minimum : les objectifs, le périmètre, les parties prenantes, les livrables, le calendrier, le budget, les ressources humaines, les risques identifiés et le dispositif de suivi-évaluation. Ce document est validé avant tout engagement de dépenses.

Article 15 — Suivi-évaluation de chaque projet

Chaque projet est doté d'un dispositif de suivi-évaluation proportionné à sa taille, garantissant le pilotage par la donnée et la redevabilité vis-à-vis des partenaires. Ce dispositif comprend au minimum les éléments suivants :

Les données de suivi sont collectées de manière fiable et documentée ; les écarts significatifs entre cibles et réalisations donnent lieu à une analyse et à des mesures correctrices consignées dans le tableau de suivi des décisions.

Article 16 — Rapportage, clôture et capitalisation

Chaque projet produit des rapports d'avancement selon la périodicité convenue avec les partenaires, ainsi qu'un rapport technique et financier final. La clôture donne lieu à un bilan (objectifs atteints, enseignements, recommandations) et à l'archivage complet du dossier de projet, afin de capitaliser les acquis et de nourrir les projets suivants.

Article 17 — Principes de gestion documentaire

En tant qu'organisation intervenant sur les systèmes d'information, DataSan Systems applique une gestion documentaire rigoureuse fondée sur : l'existence d'une source unique et fiable pour chaque document ; la traçabilité des versions ; la protection selon le niveau de sensibilité ; et l'accessibilité pour les personnes habilitées. Ces principes s'appliquent aux documents institutionnels, techniques, contractuels et de projet.

Article 18 — Nomenclature, versionnage et référentiel documentaire

Les documents suivent une nomenclature harmonisée (type de document, projet, date, version) définie dans la politique documentaire détaillée (annexe). Chaque document engageant l'association porte un numéro de version et une date ; les modifications significatives font l'objet d'une nouvelle version, l'historique étant conservé. Un référentiel documentaire recense les documents de référence et leur emplacement.

Article 19 — Classification, confidentialité et accès

Tout document est classé selon son niveau de sensibilité, qui détermine les droits d'accès :

L'accès aux documents confidentiels et restreints est accordé par rôle et journalisé. Le traitement des données personnelles est régi par la politique de protection des données (annexe B).

Article 20 — Conservation, archivage et traçabilité

Les documents sont conservés pendant la durée requise par les obligations légales, contractuelles et les exigences des bailleurs, puis archivés ou supprimés de façon sécurisée. Des sauvegardes régulières sont réalisées et testées. La traçabilité des accès et des modifications aux documents sensibles est assurée.

Article 21 — Principes et périmètre

DataSan Systems met en œuvre une gestion des risques proportionnée, visant à identifier, évaluer, traiter et surveiller les risques susceptibles d'affecter ses activités, ses projets, ses données et sa réputation. La gestion des risques est intégrée au cycle de projet et à la gouvernance de l'association.

Article 22 — Registre des risques et évaluation

Un registre des risques est tenu au niveau de l'association et de chaque projet majeur. Chaque risque y est décrit, évalué selon sa probabilité et son impact, et affecté à un responsable. Les principales catégories de risques sont les suivantes :

La criticité d'un risque résulte du croisement de sa probabilité (faible, moyenne, élevée) et de son impact (faible, moyen, élevé). Les risques de criticité élevée font l'objet d'un traitement prioritaire.

Article 23 — Traitement des risques et revue périodique

Pour chaque risque significatif, une mesure de traitement est définie (éviter, réduire, transférer ou accepter) et un plan d'action assorti d'un responsable et d'une échéance est établi. Le registre des risques est revu périodiquement — au moins à chaque session ordinaire du Conseil d'administration ou du comité de pilotage — et actualisé en fonction de l'évolution des projets.

Article 24 — Principes de gestion

La gestion financière repose sur la transparence, la traçabilité et la conformité aux exigences des bailleurs, en cohérence avec la politique de transparence financière prévue par les statuts (article 16).

Article 25 — Budgets projets

Chaque projet dispose d'un budget distinct, d'un suivi financier dédié et d'un rapport d'exécution. Les dépenses doivent être validées par le Directeur exécutif, dans la limite des seuils fixés par le Conseil d'administration.

Article 26 — Rémunération dans les projets

Les membres peuvent être rémunérés dans le cadre de projets financés selon les barèmes définis par les partenaires, les ressources disponibles et les responsabilités exercées, dans le respect des règles de prévention des conflits d'intérêts.

Article 27 — Représentation officielle

Seul le Directeur exécutif, ou toute personne mandatée par écrit, peut engager officiellement l'association, signer des conventions et représenter DataSan Systems auprès des institutions.

Article 28 — Partenariats

Tout partenariat stratégique doit être validé par le Conseil d'administration et formalisé par une convention écrite.

Article 29 — Fautes disciplinaires

Constituent notamment des fautes :

• La violation des principes open source de l'association ;
• L'utilisation abusive du nom ou du logo de DataSan Systems ;
• La mauvaise gestion de fonds projets ;
• La divulgation non autorisée de données sensibles ou personnelles ;
• Le manquement à la charte éthique ou à la politique de protection des données.

Article 30 — Procédure disciplinaire

Avant toute sanction, le membre concerné est entendu et le Conseil d'administration statue à la majorité. Les sanctions peuvent aller de l'avertissement à l'exclusion, dans le respect des statuts.

Article 31 — Régime des annexes

Le présent règlement est complété par des annexes qui en précisent l'application opérationnelle. Ces annexes sont adoptées et modifiées par le Conseil d'administration, sur proposition de la Direction exécutive, sans qu'il soit nécessaire de modifier les statuts ni le corps du présent règlement. Elles peuvent ainsi évoluer au rythme des besoins, des projets et des évolutions technologiques ou réglementaires.

Article 32 — Liste des annexes

Les annexes en vigueur sont :

• Annexe A — Charte éthique : principes de conduite auxquels adhèrent les membres et intervenants ;
• Annexe B — Politique de protection des données : règles de traitement et de protection des données personnelles et sensibles ;
• Annexe C — Politique documentaire détaillée : nomenclature, versionnage, classification et archivage (à adopter) ;
• Annexe D — Cadre de gestion des risques : méthodologie, échelles et modèle de registre (à adopter) ;
• Annexe E — Modèles de documents projet : document de cadrage, cadre de résultats, rapports type (à adopter).

La liste ci-dessus peut être complétée par le Conseil d'administration. Les annexes A et B figurent à la suite du présent règlement.

Article 33 — Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d'administration, sur proposition de la Direction exécutive.

Article 34 — Entrée en vigueur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur dès son adoption.

1. Champ d'application

La politique s'applique à toutes les données personnelles et sensibles traitées dans le cadre des activités et des projets de l'association, notamment les données relatives aux bénéficiaires, aux jeunes talents, aux élèves et, le cas échéant, aux données de santé des athlètes.

2. Principes

• Licéité, loyauté et transparence du traitement ;
• Finalité déterminée, explicite et légitime ;
• Minimisation : seules les données nécessaires sont collectées ;
• Exactitude et mise à jour des données ;
• Limitation de la durée de conservation ;
• Intégrité, confidentialité et sécurité ;
• Responsabilité et capacité à démontrer la conformité.

3. Rôles et responsabilités

Dans les projets publics, le responsable de traitement est en principe l'institution partenaire (par exemple le Ministère concerné) ; DataSan Systems agit comme opérateur technique ou sous-traitant, selon les termes convenus. L'association désigne un référent chargé de la protection des données, garant de l'application de la présente politique.

4. Droits des personnes

Les personnes concernées disposent, dans les conditions prévues par le cadre applicable, d'un droit d'information, d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition. Les demandes sont traitées dans des délais raisonnables et documentées.

5. Sécurité

• Contrôle des accès par rôle et authentification ;
• Chiffrement des données sensibles au repos et en transit lorsque c'est pertinent ;
• Journalisation des accès aux données sensibles ;
• Sauvegardes régulières et testées, plan de reprise ;
• Sensibilisation des intervenants.

6. Données des mineurs

Les données relatives aux mineurs font l'objet de protections renforcées : minimisation stricte, accès très restreint, et encadrement particulier de toute réutilisation.

7. Sous-traitance et transferts

Tout recours à un prestataire ou hébergeur traitant des données pour le compte de l'association est encadré contractuellement, avec des garanties de sécurité et de confidentialité appropriées.

8. Conservation et suppression

Les données sont conservées pour la seule durée nécessaire aux finalités et aux obligations applicables, puis supprimées ou anonymisées de façon sécurisée.

9. Violation de données

Toute violation de données (perte, accès non autorisé, divulgation) est signalée sans délai au référent et à la Direction exécutive, documentée, et notifiée aux personnes et autorités concernées lorsque le cadre applicable l'exige.